Aluguel de impressoras: será que vale a pena contratar o serviço?

O alto custo de equipamentos e insumos de impressão tem feito os gestores se perguntarem se vale a pena apostar no aluguel de impressoras. A opção tem sido cada vez mais recorrente no meio corporativo, embora ainda seja sinônimo de dúvida.

Consumo de suprimentos, manutenções e trocas de equipamentos com frequência são problemas recorrentes de quem resolve comprar uma impressora. No início, parece um bom investimento, mas pode se tornar uma dor de cabeça ao longo do tempo, deixando o equipamento esquecido em algum canto do escritório.

Mas até que ponto o aluguel de impressoras vale a pena? Ao longo deste artigo, vamos mostrar como funciona e suas vantagens para que você possa tomar uma decisão assertiva.

Continue com a gente e boa leitura!

Como funciona o aluguel de impressoras?

A locação de impressoras é um processo de terceirização que gera economia, tranquilidade e segurança para as empresas. Isso evita problemas como reposição de suprimentos e, ainda, possibilita que a máquina siga em pleno funcionamento, com manutenção periódica.

Este é um modelo de negócios que já vem sendo realizado em vários lugares do país. Por exemplo, o aluguel de impressoras em SP, RJ e MG é viabilizado por milhares de empresas, sendo vantajoso porque elimina gastos excessivos.

A locação também faz com que as companhias mantenham seus equipamentos sempre novos e atualizados, tornando-se um diferencial para os concorrentes que precisam renová-los com frequência para atender às demandas do mercado.

Em suma, a locação se divide em três etapas:

• 1ª etapa -  diagnóstico: de forma presencial ou com apenas uma ligação, o diagnóstico consiste na identificação das principais necessidades da empresa em relação à impressão;
• 2ª etapa - instalação: aqui a companhia recebe uma proposta mostrando as impressoras mais relevantes para o negócio. Após a sugestão aceita, inicia-se o procedimento de instalação dos sistemas e das máquinas de impressão;
• 3ª etapa - treinamento: em situações em que a usabilidade dos equipamentos é mais complexa, é feito um treinamento para os funcionários que irão operar as máquinas.

Em casos mais simples, as orientações são repassadas à equipe por e-mail, conversa ou por cartazes e anúncios fixados próximo aos locais de impressão.

Quais são as vantagens do aluguel de impressoras?

A seguir, listamos 4 vantagens da locação de impressoras:

1. Custo baixo

O aluguel permite dispor dos equipamentos de última geração, com custo zero de investimento na compra, pagando apenas pelo valor do contrato, que é mais acessível.

Ao fechar um contrato de locação de impressora, o empresário terá em suas mãos as melhores máquinas sem a necessidade de comprá-las. Além disso, terá acesso a softwares modernos para otimizar o processo.

2.  Soluções personalizadas 

Ao fazer um contrato de locação de impressoras, sua empresa pagará somente o preço referente aos equipamentos e a quantidade de impressões feitas durante o período. Tal acordo possibilita manter os equipamentos mais indicados ao seu modelo de serviço, sem custo extra.

3. Maior controle das impressões

Quantas vezes você já desperdiçou papel durante uma impressão? Isso é muito comum em casa ou no trabalho, o que gera custos. Ao contratar um serviço de aluguel de impressoras, é possível estipular as permissões de uso, possibilitando o controle do custo de impressão de cada ramo da empresa.

Esse método permite fazer um monitoramento do uso de impressões. Por exemplo, é possível saber se o setor de marketing fez 1000 impressões no dia e rasurou 50 papéis, enquanto o RH fez 500 impressões e rasurou 70. Percebe a diferença?

Com este controle, a empresa está pronta para tomar as medidas cabíveis.

4. Substituição de impressoras e suprimentos

Com o aluguel de impressoras, sua empresa não se preocupa com a reposição ou manutenção de equipamentos, pois todo este processo é de responsabilidade da locadora.

Quando há necessidade de suporte técnico, ele estará disponível para dar assistência, bem como no momento em que for preciso atualizar de um sistema.

Outro ponto é que, em caso de troca de uma impressora quebrada, a locadora também está apta a fazer a mudança sem cobrar da empresa.

Aluguel de impressoras: qual o preço?

Quer saber quanto é o aluguel de uma impressora?

Se você está interessado em qualidade e bom preço, aqui trazemos a cotação das principais capitais do país. Segue abaixo a estimativa dos valores mensais:

• aluguel de impressoras SP - R$ 70,00 mensais;
• aluguel de impressoras RJ - R$ 149,00 mensais;
• aluguel de impressoras Curitiba - R$ 100,00 mensais;
• aluguel de impressoras Florianópolis - R$ 130,00 mensais;
• aluguel de impressoras Porto Alegre - R$ 79,90 mensais

Vale ressaltar que os valores acima são de planos convencionais e que podem ser alterados a qualquer momento.

Outro ponto importante é que o aluguel de impressoras coloridas tem preço diferenciado em relação ao preto e branco (P&B).

A média de 1000 impressões de uma A4 preto e branco tem custo mensal entre R$ 140 e R$ 190, enquanto a mesma quantidade em uma impressora colorida varia entre R$ 500 e R$ 1.100.

Como fazer o contrato de locação de impressoras? 

No momento em que você entrar em contato com uma empresa de aluguel de impressoras, será feito um levantamento das suas necessidades, dos tipos de impressão e do volume desejado.

Essa análise determinará o número de impressoras e seus modelos, que podem ser:

• Impressora jato de tinta;
• Impressora a laser;
• Impressora térmica – impressão de crachás, etiquetas etc;
• Impressora multifuncional.

Após a contratação, a locadora irá instalar os equipamentos para sua equipe. Sendo assim, você não precisará se preocupar com a compra, reposição ou manutenção.

A impressora estará em suas mãos durante o período acordado, portanto, a empresa não gastará com a desvalorização dos materiais e eventuais imprevistos, pois a responsabilidade pelo atendimento será inteiramente da contratante.

Por meio do oHub, você encontra fornecedores de serviço de locação eficientes e com garantia da melhor solução, entrega, manutenção e monitoramento de todo o funcionamento do equipamento locado.

Este post foi escrito especialmente para o blog XXX e é uma iniciativa do oHub para apresentar como funciona o aluguel de impressoras.

Espero que tenha gostado do conteúdo Aluguel de impressoras: será que vale a pena contratar o serviço?
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