Descubra como funciona o e-procurement a partir das suas principais funções

Descubra como funciona o e-procurement a partir das suas principais funções

Os avanços tecnológicos foram fundamentais para a otimização de diversos setores das empresas. Processos burocráticos, que demandavam horas de trabalho mecânicos, para que dados fossem cruzados e soluções tomadas, foram substituídos por modernos softwares.

Um dos setores impactados por essa mudança foi o de compras, o procurement passou a ser representado pelo e-procurement e suas soluções.

Apesar disso, algumas empresas têm as suas objeções quanto à instalação desta solução cuja meta é facilitar a aquisição de materiais que vão alimentar a supply chain.

Confira o que é e como funciona o e-procurement a partir de seus principais usos, tanto para empresas interessadas em comprar quanto em vender. Boa leitura!

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O que é e-procurement

O e-procurement é o nome que designa as transações de compra e venda de matérias-primas e produtos entre empresas no universo digital

Essas transações são feitas em plataformas que tem sua funcionalidade própria e visam facilitar todo o processo das transações, desde a busca por fornecedores até o gerenciamento de contratos.

Entenda como funciona o e-procurement a partir de exemplos

Agora que você já sabe o que é, confira como funciona o e-procurement a partir de uma lista com os seus principais formatos de uso e exemplos de duas funcionalidades.

Lembrando que o e-procurement é representado por diferentes modelos de softwares, onde alguns podem oferecer soluções diferentes das listadas enquanto outros podem englobar todas elas.

ERP

O ERP é um software que visa integrar os setores da empresa, permitindo que os dados sejam armazenados em somente um local, o que facilita a sua leitura e a tomada de decisões.

Um dos setores mais beneficiados pela instalação de um ERP é o de compras, a partir das informações cruzadas entre os setores fica mais fácil planejar as aquisições.

Controle de estoque

Softwares mais robustos, como os ERPs que integram os setores da empresa, facilitam o e-procurement ao permitir que a logística de suprimentos seja feita de maneira automatizada, ou seja, as compras podem ser agendadas para quando os dados do estoque mostrarem necessidade.

Essa solução evita que o estoque sofra com a falta ou com a sobrecarga de materiais, facilitando a organização e o andamento de todo o negócio.

E-sourcing

A plataforma de e-sourcing é um ambiente virtual voltado para leilões, onde a empresa interessada em comprar um material indica a intenção de compra e os vendedores disponíveis no sistema apresentam as suas propostas.

Busca de fornecedores

Uma das principais vantagens de entender como funciona o e-procurement e se beneficiar disso é durante a busca por fornecedores. 

Nos programas que permitem a realização de leilões virtuais, as ofertas são acompanhadas de todas as informações necessárias para que a melhor decisão seja tomada. Como o número para contato, a cotação e a possibilidades de negociação conforme o volume de itens que serão adquiridos.

Participação em processos licitatórios

Enquanto compradores realizam a sua busca, os interessados em vender através do e-procurement podem participar de processos licitatórios, tendo em vista que a tecnologia é não apenas utilizada por empresas, mas também por órgãos governamentais.

E-informing

Programas de e-informing são a base do e-procurement, além de terem a utilização mais simples. Neles ficam armazenados os dados sobre os fornecedores.

Criação de banco de dados

As informações dos fornecedores contratados ficam gravadas no sistema, alimentando um banco de dados que pode ser utilizado para eventuais consultas.

Gerenciamento de contratos

Outro exemplo de funcionalidade do e-informing é a facilidade na gestão de contratos. Com todos os dados da transação armazenados, fica muito mais fácil analisar quando os pagamentos devem ser feitos ou quando as compras serão entregues.

Dentro dessa função também pode-se incluir o seu processo automatizado, onde os pagamentos são realizados pelo sistema e ele emite alertas para contratos que estão chegando em seu fim ou que estão apresentando alguma incongruência, como atrasos na entrega.

Benefícios da utilização do e-procurement

Se você ainda não está convencido, mesmo após saber como funciona o e-procurement, de que a solução tecnologia é o que sua empresa procura, confira os seus principais benefícios.

Redução de custos

Mesmo com os custos envolvidos na aquisição e implementação de um programa, a tendência é que com o passar dos meses e com a otimização proposta pelo e-procurement, a redução de custos operacionais ocorra por conta do acesso a um maior número de fornecedores e consequentemente a uma negociação mais abrangente.

Transparência nos gastos

Quando feita de maneira manual o controle de gastos do setor de compras pode sofrer com falhas, que envolvem a perda de notas, ou a transcrição para planilhas com erros de digitação.

Eliminação de planilhas e montes de papel

Sua empresa ainda amontoa papéis e depois tem dificuldades para encontrá-los? Com a utilização do e-procurement isso não será mais um problema. Além disso, o envio de dados entre setores ou para fornecedores ocorrerá de forma simples e rápida.

Estabelecimento de um padrão de compras

A partir da utilização do e-procurement, fica mais fácil estabelecer um padrão de compras para aquisições futuras. Neste padrão estão incluídos a forma como as parceiras operam, a velocidade de comunicação, sua abertura para negociação e as condições de entrega.

Redução de erros

Assim como a redução de custos, entender como funciona o e-procurement e aplicá-lo diminui erros que podem acontecer em processos de compras realizados manualmente

Empresas que compram materiais de maneira recorrente, mas não possuem um sistema automatizado podem correr o risco de realizarem compras duplicadas, perder o contato do cliente ou até mesmo esquecer de prazos.

Maior produtividade

Como último benefício notório do e-procurement temos o aumento da produtividade. Afinal, a eliminação de processos burocráticos que demandam o preenchimento de tabelas e a procura manual por fornecedores é eliminada pelo e-procurement, acarretando maior aproveitamento do tempo do trabalho pelos colaboradores do setor de compras.Artigo escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa do processo de homologação de fornecedores.

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